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OA系统常见的6大认知误区

文章出处:深圳三顺管理软件服务有限公司 人气:-发表时间:2016-08-26 11:29:00

 

近几年来,OA产业经过快速的发展,已经从鲜有人知变得被广泛使用。顺应时代的发展,为了实现信息数字化管理,越来越多的企业开始选用OA系统,不过值得注意的是,企业在上线OA系统的过程,还需要清楚这些选认知误区:


1、贵的OA系统就比较好?

俗话说一分钱一分货,在绝大部份的情况下都是成立的,一套数百万的OA系统当然是比几十万的OA系统具有更强大的功能,比起几万元的系统更是相去甚远。但是在大型企业的信息化都己经建制完成之后,大型企业的OA就把客层向下延伸到中型企业而采取降价策略,而有些中型企业看到大型OA大降价之后就心动了,加上业务员的如簧之舌说要为以后预作准备之类的话,就可能没有先以公司现况作完整的评估就引进超过企业能负荷的大型系统,等到发现大系统需要的导入成本和日常作业的重重关卡所需增加的人力负担实难负担时,就容易处于进退维谷的窘境了。

就好像很多男人都爱汽车,但是不是人人都适合买跑车或高级车,即使有机会便宜买到高级的车子,各项后续产生的费用却不一定是人人可以负担的,因此选择一套适合目前到未来二年内发展的OA系统,会比选择一套名牌或高价的OA更为恰当。


2、量身订作的OA比套装产品好?

如果今天是个大型企业或不是一般贸易或制造业的特殊产业,的确大部份会采取量身订作的信息系统,因为很少OA厂商会为小众的客户设计套装产品。但是大部份会使用OA系统的还是集中在中小型的企业,而且相当比例的企业都有ISO认证,较具规模的则可能会有上市的计划,而ISO和上市和OA的共通性就是都会影响到一些现行的工作流程甚或要增加新的工作流程,如果导OA时没考虑ISO和上市的话,等到要上市时才发现要更动流程,到时又要改OA流程又要改ISO流程才能符合九大循环的话,就好像作了二次OA导入或企业改造。

而一般熟OA的人可能对ISO不熟,懂ISO的人对上市可能没有经验,会上市的可能不了解OA的功能,而要找同时熟这些工作的人的难度通常比找一套符合ISO和上市的OA系统来得高出许多。所以量身订作不一定比套装差,大型企业有自己的管理模式,特殊行业有太多特殊的需求要满足;软件包也不一定比不过订作的软件,订作要花时间讨论规格和撰写程序还要DEBUG,常会缓不济急,套装系统随时可用,而且常是汇集许多家企业的经验,在导入OA时还可以学到一些他人管理的经验,所以那一种好还是看产业型态而定,没有所谓标准答案。


3、免费的OA最节省成本?

网络上早就出现有免费下载的OA软件,表面上似乎十分节省成本,但是在整个OA的导入上,软件只是一个平台来处理资料,但是Garbage In Garbage Out,如果没有完整的规划和教育培训,综使空有一套OA软件也可能只是个快速垃圾数据制造器而己。

而且天下那里有白吃的午餐?天下没有什么善心人士会闲到去写OA程序送大家用吧,程序可以免费下载使用,但是碰到问题时就会发现“知识有价”了。所以虽然网络上会有很多免费资源可以享用,但那通常仅限于一些小品程序。


4、OA不用顾问也可以上线?

有些公司在采用OA时,为了节省一些成本而把顾问的费用完全省下来,可能只凭着公司里一二位曾经使用过OA而非OA顾问经验的人员就想把OA导上线,或是找一些在学校学过OA的同学来帮忙,但通常在二三个月后才发现问题远远超过想象。

当然,如果是很小的公司用很简易的系统当然是不用顾问的,而大型的公司人才济济加上通常也不会计较这些顾问的费用,因此这样的情形较有可能发生在注重成本的小型企业,但还是要提醒一下就是除非今天的OA只是用来记流水帐,如果要有物控和成本结算的效益,还是要有顾问经验的人来辅导上线会比较妥当。


5、管理OA人员需要是资管背景?

这可以说是最多人的迷思吧,总以为OA是个计算机系统,所以就要很懂计算机的人才能管理OA,但实际上却恰恰相反,因为现在的OA己经设计成十分容易操作且相当稳定,只要服务器不当机网络稳定,定期作备份,其实没有太多IT的成本在其中。

而管理OA最基本就是要把整个公司组织架构和工作职掌都放在脑中,然后把系统的功能了然于胸,再配合上SOP的规划,才能算真正的能掌握和管理OA。而这些东西大部份在企管系的课程中都有提到,但却较少在资管系的课程中提及,因此如果仅有资管背景的话要管理OA的话,最好要有三五年以上的实务经验才比较适合担任主导OA的工作。


6、用其它家成功上线模式套用就能成功?

这也是要导入OA的公司在征人时要注意的一个点,如果只有一或二次辅导OA上线的经验的话,并不能保证在新的公司就能成功,特别是不同产业型态时更为明显。因为即使是相同型态的产业也会有企业文化的不同还有人员特质和组织架构的不同,还是会造成OA上线时产生不同的问题需要解决,如果硬是要把之前的成功经验套用在新的公司而没有纳入新的公司的特性的话,很容易处处碰到一些积极或消极的抵抗,如果坚持原则下去的话,除非老板十分的支持,不然很可能就要知难而退了。

因此如果要顺利导入OA的话,除了要借用过去的成功经验作为主轴,更不能忘掉的就是要先深入了解公司的各项细节,进而把各项变量纳入考虑再来作整体的规划,而不是一开始就拿过去的经验就兴冲冲的强力推行下去,等到真的落实到各部门之后才发现不可行时,还是要从头来过才能真正的解决问题。

俗话说“知识就是力量”,如果在认知OA系统的过程中就有了误区,又如何期待后面的实施不会出现问题呢?所谓“磨刀不误砍柴工”,先掌握好的OA知识,那么无论是选型还是实施都将事半功倍。

在这里,小编将给大家介绍一款OA协同办公系统——致远A6协同管理软件

A6协同管理软件是新一代面向中小型企业,基于互联网的高效协同工作平台、优秀的协同管理软件。它融入先进的协同管理理念,运用领先的软件技术和移动互联科技,切实有效地解决企事业组织工作管理中的关键应用。利用它可把日常工作管理中的业务、事件等信息在单位、部门、组群、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理。



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